Gestión eficaz del personal: cómo aumentar la productividad y la satisfacción
Los recursos humanos son uno de los activos más importantes y, a la vez, más costosos para una empresa. Por este motivo, se debe prestar una gran atención a su gestión.
Examinemos cómo contribuyen los recursos humanos a los resultados de la empresa.
Productividad
Cada trabajador (o empleado) contribuye directa e indirectamente a la producción de servicios o productos.
Como hemos visto, la productividad es la medida de la producción a lo largo de un período de tiempo.
A diferencia de una máquina que puede trabajar de forma continua durante largos períodos (dentro de las especificaciones técnicas), la productividad de un trabajador depende de tres factores económicos:
El número de descansos durante el día (además de la pausa para el almuerzo).
Tomemos un ejemplo numérico.
Un empleado bien descansado produce 60 productos por hora. El trabajador trabaja 8 horas diarias, por lo que la productividad máxima diaria debería ser de 60 unidades/hora * 8 horas = 480 unidades. Sin embargo, esto no se corresponde con la realidad, ya que la fatiga afecta negativamente a la productividad a lo largo del tiempo.
| Hora | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Theoretical productivity | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 480 |
| Actual productivity without breaks | 60 | 60 | 60 | 55 | 55 | 50 | 50 | 45 | 435 |
In the table, we can see decreasing productivity due to physical and/or mental fatigue.
Let's assume we introduce a 15-minute break every two hours, which restores productivity to its maximum but reduces the total number of hours worked.
| Hora | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Productividad teórica | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 480 |
| Productividad real sin interrupciones | 60 | 60 | 60 | 55 | 55 | 50 | 50 | 45 | 435 |
| Productividad con descansos | 60 | 60 | 55 | 60 | 60 | 55 | 60 | 60 | 460 |
La productividad total será, por tanto, de 60 unidades/hora * (7,5 horas) = 450.
Siempre hay que tener en cuenta que un ritmo diario elevado puede traer beneficios a la producción a corto plazo, por ejemplo en casos de periodos de rebajas, pero a largo plazo se hará insostenible con posibles consecuencias como:
- Aumento de las dimisiones
- Aumento del absentismo por motivos de salud
- Conflictos sindicales
Esto nos lleva al segundo aspecto, la satisfacción global.
Nivel de satisfacción global
Se puede decir que un empleado de una empresa está realizado y satisfecho con su puesto cuando se dan las siguientes condiciones:
- Remuneración justa
- Pago regular del salario sin retrasos
- Buenas condiciones de trabajo (ambiente, descansos, beneficios, gestión de conflictos, etc.)
- Buena gestión de descansos y vacaciones
- Inversión en formación
- Reputación de la empresa
- Oportunidades profesionales
- Inclusión
- Reconocimiento del trabajo realizado
- Implicación en los objetivos de la empresa y su misión
Todos estos aspectos contribuyen al nivel general de productividad de la empresa y a la calidad de sus procesos. A su vez, estos contribuirán a los resultados de la empresa y a la solidez financiera necesaria para ofrecer un paquete retributivo adecuado.
Como hemos visto, los recursos humanos son el motor del éxito de las empresas, y este éxito debe servir para motivarlas a mantener un círculo virtuoso beneficioso tanto para la empresa como para los empleados.
Para ello, muchas empresas introducen un bono de producción para vincular directamente estos dos aspectos.
Un periodo de vacaciones adecuado
Como ya se ha visto en la lección sobre productividad, una adecuada planificación de las vacaciones permite reducir los impactos en la producción diaria y mantener una alta productividad global.
Ejemplo
Cada empleado tiene una productividad diaria de 100 unidades, la empresa tiene 3 trabajadores y debe atender una media de 200 pedidos al día.
Veamos qué ocurre cuando autorizamos las vacaciones de los trabajadores.
| Escenario 1 (todos presentes) | Escenario 2 (1 ausente) | Escenario 3 (2 ausentes) | Escenario 4 (3 ausentes) | |
|---|---|---|---|---|
| Trabajador 1 | 100 | 100 | 100 | 0 de vacaciones |
| Trabajador 2 | 100 | 100 | 0 de vacaciones | 0 de vacaciones |
| Trabajador 3 | 100 | 0 de vacaciones | 0 de vacaciones | 0 de vacaciones |
| Producción | 300 | 200 | 100 | 0 |
| Órdenes | 200 | 200 | 200 | 200 |
| Desequilibrio | +100 | 0 | -100 (¡Retrasos!) | -200 (¡Retrasos severos!) |
Veamos ahora cómo la gestión de vacaciones afecta la planificación anual.
| Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun | Jul | Ago | Sep | Oct | Nov | Dic | Total | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Trabajador 1 | Prod | 100 | 100 | 98 | 97 | 96 | 95 | 94 | 93 | 92 | 91 | 90 | 100 | |
| Días | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 0 | ||
| Producción mensual | 2000 | 2000 | 1960 | 1940 | 1920 | 1900 | 1880 | 1860 | 1840 | 1820 | 1800 | 0 | 20,920 | |
| Trabajador 2 | Prod | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | |
| Dias | 20 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | 10 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | ||
| Producción mensual | 2000 | 2000 | 1960 | 1500 | 2000 | 1960 | 1000 | 2000 | 1960 | 1500 | 2000 | 1960 | 21,840 |
A partir de este ejemplo, vemos cómo, teóricamente, una distribución de las vacaciones a lo largo del año tiene un mejor impacto en la productividad global en comparación con la acumulación y el consumo en un único período.
Reputación y calidad del proceso de negocio
El directivo debe tener en cuenta todos estos factores para mantener un alto nivel de productividad a largo plazo y garantizar un alto nivel de satisfacción del personal.
Una alta implicación del personal en el proceso de negocio tiene, entre otros, los siguientes beneficios:
- Aumento de la reputación de la empresa
- Reducción del tiempo necesario para las nuevas contrataciones
- Reducción de las dimisiones de empleados
- Retención del know-how dentro de la empresa
- Mayor formación del personal y, en consecuencia, mayor productividad
Dimensionamiento correcto de la fuerza laboral
Dimensionar la empresa con el número correcto de empleados es un tema siempre presente.
Recuerde que la fuerza laboral generalmente se encuentra entre los 3 rubros de gastos principales de una empresa. Se trata a menudo de un gasto fijo, basado en formas contractuales, y por tanto puede afectar significativamente a los resultados económicos y, en consecuencia, financieros de la empresa.
Una empresa que no es capaz de superar una crisis prolongada con solo las palancas del mercado puede encontrarse en la tesitura de tener que despedir a una parte de la plantilla para evitar la quiebra y, por tanto, el despido de todos los recursos humanos.
Puntos clave:
Dimensionar la plantilla directamente implicada en la producción en función de la demanda del mercado teniendo en cuenta:
- La productividad
- La gestión de los descansos
- El absentismo (tanto por vacaciones previstas como por ausencias por enfermedad, dimisiones)
- El nivel de experiencia y antigüedad
- La estructura organizativa y de supervisión necesaria
Tomemos un ejemplo práctico.
Una empresa tiene 12 empleados y concede 20 días de vacaciones al año.
Para simplificar, cada mes consta de 20 días, por lo que un año consta de 240 días laborables.
Esto significa que, en promedio, ¡siempre habrá 1 empleado de vacaciones cada día!
Supongamos que cada empleado produce 100 unidades al día.
La producción anual mínima a garantizar es de 260.000 unidades.
La producción teórica máxima sería:
En este punto, podríamos decir que hemos dimensionado correctamente la fuerza laboral, pero esto es ¡Incorrecto!
Cada empleado tiene 20 días de vacaciones disponibles, por lo que debemos reducir el número de días laborables a 220.
En este punto, podríamos decir que hemos dimensionado correctamente la plantilla, ¡pero sigue siendo incorrecto!
Debemos considerar que durante el año, la empresa tendrá que gestionar casos de absentismo por periodos de enfermedad, bajas, dimisiones, permisos no remunerados, formación, etc.
Suponiendo que el absentismo medio es del 5% (220 * 5 / 100 = 11), tendremos 209 días de media de presencia efectiva y producción.
Esto nos lleva a:
Si la producción debe garantizar 260.000 unidades por año, esto significará que será necesario sobredimensionar la fuerza laboral agregando un trabajador a tiempo parcial para compensar el ausentismo.
¡También en este caso, hacer negocios es resolver un problema de dimensionamiento!
Resumen
Mantener un nivel alto de satisfacción del personal produce beneficios para la empresa a largo plazo. La reducción del absentismo y la planificación adecuada de las vacaciones tienen un impacto económico en los resultados de la empresa y, por lo tanto, deben evaluarse con cuidado.
Palabras clave: gestión de personal, productividad, satisfacción de los empleados, tamaño de la plantilla, recursos humanos, absentismo, planificación de vacaciones, rendimiento empresarial, retención del personal, costes laborales.