Gestion efficace du personnel : améliorer la productivité et la satisfaction
Les ressources humaines sont l'un des actifs les plus importants et, en même temps, les plus coûteux d'une entreprise. C'est pourquoi il faut accorder une grande attention à leur gestion.
Examinons comment les ressources humaines contribuent aux résultats de l'entreprise.
Productivité
Chaque travailleur (ou employé) contribue directement et indirectement à la production de services ou de produits.
Comme nous l'avons vu, la productivité est la mesure de la production sur une période de temps.
Contrairement à une machine qui peut fonctionner en continu pendant de longues périodes (dans les limites des spécifications techniques), la productivité d'un travailleur dépend de trois facteurs économiques :
Le nombre de pauses pendant la journée (en plus de la pause déjeuner).
Prenons un exemple numérique.
Un employé bien reposé produit 60 produits par heure. L'employé travaille 8 heures par jour, la productivité journalière maximale devrait donc être de
60 unités/heure * 8 heures = 480 unités
Cependant, cela ne correspond pas à la réalité car la fatigue a un impact négatif sur la productivité au fil du temps.
| Heure | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Productivité théorique | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 480 |
| Productivité réelle sans interruption | 60 | 60 | 60 | 55 | 55 | 50 | 50 | 45 | 435 |
Dans le tableau, nous pouvons constater une baisse de productivité due à la fatigue physique et/ou mentale.
Supposons que nous introduisions une pause de 15 minutes toutes les deux heures, ce qui rétablit la productivité à son maximum mais réduit le nombre total d'heures travaillées.
| Heure | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Productivité théorique | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 480 |
| Productivité réelle sans interruption | 60 | 60 | 60 | 55 | 55 | 50 | 50 | 45 | 435 |
| Productivité avec des pauses | 60 | 60 | 55 | 60 | 60 | 55 | 60 | 60 | 460 |
La productivité totale sera donc de 60 unités/heure * (7,5 heures) = 450.
Il faut toujours garder à l'esprit qu'un rythme journalier élevé peut apporter des avantages à la production à court terme, par exemple en cas de périodes de soldes, mais à long terme, il deviendra intenable avec des conséquences possibles telles que :
- Augmentation des démissions
- Augmentation de l'absentéisme pour raisons de santé
- Conflits syndicaux
Cela nous amène au deuxième aspect, la satisfaction globale.
Niveau de satisfaction globale
On peut dire qu'un employé d'une entreprise est épanoui et satisfait de son rôle lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- Rémunération équitable
- Paiement régulier du salaire sans retards
- Bonnes conditions de travail (environnement, pauses, avantages sociaux, gestion des conflits, etc.)
- Bonne gestion des pauses et des congés
- Investissement dans la formation
- Réputation de l'entreprise
- Opportunités de carrière
- Inclusivité
- Reconnaissance du travail
- Implication dans les objectifs de l'entreprise et sa mission
Tous ces aspects contribuent au niveau de productivité globale de l'entreprise et à la qualité de ses processus. En retour, ces éléments contribueront aux résultats de l'entreprise et à la solidité financière nécessaire pour offrir un package de rémunération adéquat.
Comme nous l'avons vu, les ressources humaines sont le moteur du succès de l'entreprise, et ce succès doit servir à les motiver à maintenir un cercle vertueux bénéfique à la fois pour l'entreprise et pour les employés.
À cet effet, de nombreuses entreprises introduisent une prime de production pour lier directement ces deux aspects.
Une période de vacances adéquate
Comme nous l'avons déjà vu dans la leçon sur la productivité, une planification adéquate des vacances permet de réduire les impacts sur la production quotidienne et de maintenir une productivité globale élevée.
Exemple
Chaque employé ouvrier a une productivité quotidienne de 100 unités, l'entreprise compte 3 travailleurs et doit traiter en moyenne 200 commandes par jour.
Voyons ce qui se passe lorsque nous autorisons les vacances des travailleurs.
| Scénario 1 (tous présents) | Scénario 2 (1 absent) | Scénario 3 (2 absents) | Scénario 4 (3 absents) | |
|---|---|---|---|---|
| Travailleur 1 | 100 | 100 | 100 | 0 en vacances |
| Travailleur 2 | 100 | 100 | 0 en vacances | 0 en vacances |
| Travailleur 3 | 100 | 0 en vacances | 0 en vacances | 0 en vacances |
| Production | 300 | 200 | 100 | 0 |
| Commandes | 200 | 200 | 200 | 200 |
| Déséquilibre | +100 | 0 | -100 (Retards!) | -200 (De sérieux retards !) |
Voyons maintenant comment la gestion des vacances impacte la planification annuelle.
| Jan | Fév | Mar | Avr | Mai | Jui | Juil | Aoû | Sep | Oct | Nov | Déc | Total | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Travailleur 1 | Prod | 100 | 100 | 98 | 97 | 96 | 95 | 94 | 93 | 92 | 91 | 90 | 100 | |
| Jours | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 20 | 0 | ||
| Production mensuelle | 2000 | 2000 | 1960 | 1940 | 1920 | 1900 | 1880 | 1860 | 1840 | 1820 | 1800 | 0 | 20,920 | |
| Travailleur 2 | Prod | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | |
| Jours | 20 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | 10 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | ||
| Production mensuelle | 2000 | 2000 | 1960 | 1500 | 2000 | 1960 | 1000 | 2000 | 1960 | 1500 | 2000 | 1960 | 21,840 |
À partir de cet exemple, nous voyons comment, théoriquement, une répartition des jours fériés tout au long de l'année a un meilleur impact sur la productivité globale par rapport à l'accumulation et à la consommation sur une seule période.
Réputation et qualité du processus d'entreprise
Le gestionnaire doit prendre en compte tous ces facteurs pour maintenir un niveau élevé de productivité à long terme et assurer un niveau élevé de satisfaction du personnel.
Une forte implication du personnel dans le processus d'entreprise présente, entre autres, les avantages suivants :
- Augmentation de la réputation de l'entreprise
- Réduction du temps nécessaire aux nouvelles embauches
- Réduction des démissions des employés
- Rétention du savoir-faire au sein de l'entreprise
- Meilleure formation du personnel et par conséquent une productivité plus élevée
Correct Dimensionnement des effectifs
Dimensionner l'entreprise avec le nombre adéquat d'employés est un sujet omniprésent.
N'oubliez pas que les effectifs font généralement partie des 3 principaux postes de dépenses d'une entreprise. Il s'agit souvent d'une dépense fixe, basée sur des formes contractuelles, et qui peut donc affecter de manière significative les résultats économiques et, par conséquent, financiers de l'entreprise.
Une entreprise qui n'est pas en mesure de surmonter une crise prolongée avec les seuls leviers du marché peut se retrouver dans la position de devoir licencier une partie de son personnel pour éviter la faillite et donc le licenciement de toutes les ressources humaines.
Points clés :
Dimensionner la main-d'œuvre directement impliquée dans la production en fonction de la demande du marché en tenant compte :
- Productivité
- Gestion des pauses
- Absentéisme (tant pour les congés prévus que pour les absences pour maladie, les démissions)
- Niveau d'expérience et d'ancienneté
- La structure organisationnelle et de supervision nécessaire
Prenons un exemple pratique.
Une entreprise compte 12 salariés et accorde 20 jours de congés par an.
Pour simplifier, chaque mois est composé de 20 jours, donc une année est composée de 240 jours ouvrés.
Cela signifie qu'en moyenne, il y aura toujours 1 salarié en vacances chaque jour !
Supposons que chaque salarié produise 100 unités par jour.
La production annuelle minimale à garantir est de 260 000 unités.
La production théorique maximale serait de :
A ce stade, nous pourrions dire que nous avons correctement dimensionné les effectifs, mais c'est faux !
Chaque employé dispose de 20 jours de vacances, il faut donc réduire le nombre de jours de travail à 220.
A ce stade, on pourrait dire que l'on a correctement dimensionné les effectifs, mais c'est encore faux !
Il faut considérer qu'au cours de l'année, l'entreprise devra gérer des cas d'absentéisme dus à des périodes de maladie, de congés, de démissions, de congés sans solde, de formation, etc.
En supposant que l'absentéisme moyen soit de 5 % (220 * 5 / 100 = 11), on aura en moyenne 209 jours de présence et de production effectives.
Cela nous amène à ... à :
Si la production doit garantir 260 000 unités par an, cela signifiera qu'il faudra surdimensionner la main-d'œuvre en ajoutant un travailleur à temps partiel pour compenser l'absentéisme.
Dans ce cas aussi, faire des affaires, c'est résoudre un problème de taille !
Résumé
Maintenir un niveau élevé de satisfaction du personnel produit des avantages pour l'entreprise à long terme. La réduction de l'absentéisme et une planification adéquate des vacances ont un impact économique sur les résultats de l'entreprise et doivent donc être soigneusement évaluées.
Mots-clés : gestion du personnel, productivité, satisfaction des employés, taille des effectifs, ressources humaines, absentéisme, planification des vacances, performance de l'entreprise, rétention du personnel, coûts de main-d'œuvre.