Gestione efficace del personale: aumentare la produttività e la soddisfazione
Le risorse umane sono una delle risorse più importanti e, allo stesso tempo, più costose per un'azienda. Per questo motivo, grande attenzione deve essere dedicata alla loro gestione.
Esaminiamo come le risorse umane contribuiscono ai risultati aziendali.
Produttività
Ogni lavoratore (o dipendente) contribuisce direttamente e indirettamente alla produzione di servizi o prodotti.
Come abbiamo visto, la produttività è la misura della produzione in un periodo di tempo.
A differenza di una macchina che può lavorare ininterrottamente per lunghi periodi (entro le specifiche tecniche), la produttività di un lavoratore dipende da tre fattori economici:
Il numero di pause durante il giorno (oltre alla pausa pranzo).
Facciamo un esempio numerico.
Un dipendente ben riposato produce 60 prodotti all'ora. Il dipendente lavora 8 ore al giorno, quindi la produttività giornaliera massima dovrebbe essere
60 unità/ora * 8 ore = 480 unità
Tuttavia, questo non corrisponde alla realtà poiché la stanchezza influisce negativamente sulla produttività nel tempo.
| Ora | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Totale |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Teorico produttività | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 480 | ||
| Produttività effettiva senza pause | 60 | 60 | 60 | 55 | 55 | 50 | 50 | 45 | 435 |
Nella tabella, possiamo vedere una diminuzione della produttività dovuta alla stanchezza fisica e/o mentale.
Supponiamo di introdurre una pausa di 15 minuti ogni due ore, che ripristina la produttività al massimo ma riduce il numero totale di ore lavorate.
| Ora | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | Totale |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produttività teorica | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 60 | 480 | |
| Produttività effettiva senza pause | 60 | 60 | 60 | 55 | 55 | 50 | 50 | 45 | 435 |
| Produttività con pause | 60 | 60 | 55 | 60 | 60 | 55 | 60 | 60 | 460 |
La produttività totale sarà quindi di 60 unità/ora * (7,5 ore) = 450.
Bisogna sempre ricordare che un ritmo giornaliero elevato può apportare benefici alla produzione nel breve periodo, ad esempio in caso di periodi di saldi, ma nel lungo periodo diventerà insostenibile con possibili conseguenze quali:
- Aumento delle dimissioni
- Aumento dell'assenteismo per motivi di salute
- Controversie sindacali
Questo ci porta al secondo aspetto, la soddisfazione generale.
Livello di soddisfazione generale
Un dipendente di un'azienda può essere considerato soddisfatto e realizzato del proprio ruolo quando sussistono le seguenti condizioni:
- Equa retribuzione
- Pagamento regolare dello stipendio senza ritardi
- Buone condizioni di lavoro (ambiente, pause, benefit, gestione dei conflitti, ecc.)
- Buona gestione delle pause e delle festività
- Investimenti nella formazione
- Reputazione aziendale
- Carriera opportunità
- Inclusività
- Riconoscimento del proprio lavoro
- Coinvolgimento negli obiettivi aziendali e nella sua missione
Tutti questi aspetti contribuiscono al livello di produttività complessivo dell'azienda e alla qualità dei suoi processi. A loro volta, questi contribuiranno ai risultati aziendali e alla solidità finanziaria necessaria per fornire un pacchetto retributivo adeguato.
Come abbiamo visto, le risorse umane sono il motore del successo aziendale e questo successo deve servire a motivarle a mantenere un circolo virtuoso vantaggioso sia per l'azienda che per i dipendenti.
A questo scopo, molte aziende introducono un bonus di produzione per collegare direttamente questi due aspetti.
Un periodo di ferie adeguato
Come già visto nella lezione sulla produttività, un'adeguata pianificazione delle ferie consente di ridurre gli impatti sulla produzione giornaliera e di mantenere un'elevata produttività complessiva.
Esempio
Ogni dipendente lavoratore ha una produttività giornaliera di 100 unità, l'azienda ha 3 lavoratori e deve gestire una media di 200 ordini al giorno.
Vediamo cosa succede quando autorizziamo i lavoratori vacanze.
| Scenario 1 (tutti presenti) | Scenario 2 (1 assente) | Scenario 3 (2 assenti) | Scenario 4 (3 assenti) | |
|---|---|---|---|---|
| Lavoratore 1 | 100 | 100 | 100 | 0 in vacanza |
| Lavoratore 2 | 100 | 100 | 0 in ferie | 0 in ferie |
| Lavoratore 3 | 100 | 0 in ferie | 0 in ferie | 0 in vacanza |
| Produzione | 300 | 200 | 100 | 0 |
| Ordini | 200 | 200 | 200 | 200 |
| Squilibrio | +100 | 0 | -100 (Ritardi!) | -200 (Grave ritardi!) |
Ora vediamo come la gestione delle festività influisce sulla pianificazione annuale.
| Gen | Feb | Mar | Apr | Mag | Giu | Lug | Ago | Set | Ott | Nov | Dic | Totale | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lavoratore 1 | Prod | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | |
| Giorni | 20 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | 10 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | ||
| Prod Mese | 2000 | 2000 | 1960 | 1940 | 1920 | 1900 | 1880 | 1860 | 1840 | 1820 | 1800 | 0 | 20.920 | |
| Lavoratore 2 | Prod | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | 100 | 100 | 98 | |
| Giorni | 20 | 20 | 20 | td>15 | 20 | 20 | 10 | 20 | 20 | 15 | 20 | 20 | ||
| Prod Mese | 2000 | 2000 | 1960 | 1500 | 2000 | 1960 | 1000 | 2000 | 1960 | 1500 | 2000 | 1960 | 21.840 |
Da questo esempio, vediamo come, teoricamente, una distribuzione delle festività durante l'anno abbia un impatto migliore sulla produttività complessiva rispetto all'accumulo e al consumo in un singolo periodo.
Reputazione e qualità del processo aziendale
Il manager deve tenere conto di tutti questi fattori per mantenere un elevato livello di produttività a lungo termine e garantire un elevato livello di soddisfazione del personale.
Un elevato coinvolgimento del personale nel processo aziendale ha, tra gli altri, i seguenti vantaggi:
- Aumento della reputazione aziendale
- Riduzione dei tempi necessari per le nuove assunzioni
- Riduzione delle dimissioni dei dipendenti
- Mantenimento del know-how all'interno dell'azienda
- Maggiore formazione del personale e di conseguenza maggiore produttività
Dimensionamento corretto della forza lavoro
Dimensionare l'azienda con il numero corretto di dipendenti è un argomento sempre attuale.
Ricorda che la forza lavoro è generalmente tra le prime 3 voci di spesa di un'azienda. Spesso è una spesa fissa, basata su forme contrattuali, e quindi può incidere in modo significativo sui risultati economici e, di conseguenza, finanziari dell'azienda.
Un'azienda che non riesce a superare una lunga crisi con le sole leve di mercato potrebbe trovarsi nella posizione di dover licenziare parte della forza lavoro per evitare il fallimento e quindi il licenziamento di tutte le risorse umane.
Punti chiave:
Dimensionare la forza lavoro direttamente coinvolta nella produzione in base alla domanda di mercato considerando:
- Produttività
- Gestione delle pause
- Assenteismo (sia per ferie programmate che per malattia, dimissioni)
- Il livello di esperienza e anzianità
- La struttura organizzativa e di supervisione necessaria
Facciamo un esempio pratico.
Un'azienda ha 12 dipendenti e concede 20 giorni di ferie all'anno.
Per semplicità, ogni mese è composto da 20 giorni, quindi un anno è composto da 240 giorni lavorativi.
Ciò significa che in media ci sarà sempre 1 dipendente in ferie ogni giorno!
Supponiamo che ogni dipendente produca 100 unità al giorno.
La produzione annuale minima da garantire è di 260.000 unità.
La produzione teorica massima sarebbe:
A questo punto, potremmo dire di aver dimensionato correttamente la forza lavoro, ma è sbagliato!
Ogni dipendente ha 20 giorni di ferie disponibili, quindi dobbiamo ridurre il numero di giorni lavorativi a 220.
A questo punto potremmo dire di aver dimensionato correttamente la forza lavoro, ma è comunque sbagliato!
Dobbiamo considerare che durante l'anno l'azienda dovrà gestire casi di assenteismo dovuti a periodi di malattia, ferie, dimissioni, permessi non retribuiti, formazione e altro.
Supponendo che l'assenteismo medio sia del 5% (220 * 5 / 100 = 11), avremo 209 giorni in media di presenza effettiva e produzione.
Questo ci porta a:
Se la produzione deve garantire 260.000 unità all'anno, ciò significherà che la forza lavoro dovrà essere sovradimensionata aggiungendo un lavoratore part-time per compensare l'assenteismo.
Anche in questo caso, fare impresa è risolvere un problema di dimensionamento!
Riepilogo
Mantenere alta la soddisfazione del personale produce benefici per l'azienda nel lungo periodo. La riduzione dell'assenteismo e una corretta pianificazione delle ferie hanno un impatto economico sui risultati aziendali e pertanto devono essere attentamente valutati.
Parole chiave: gestione del personale, produttività, soddisfazione dei dipendenti, dimensionamento della forza lavoro, risorse umane, assenteismo, pianificazione delle ferie, performance aziendale, fidelizzazione del personale, costi del lavoro.